Free call-script template
Appointment Booking call script
Book, confirm or reschedule a clinic or service appointment in the caller's language.
When to call
Inbound, when a patient calls; or outbound, the day before an appointment.
Words in {braces} are filled in from your CRM for each call. Lines in [brackets] are the customer's answer.
Hindi
- नमस्ते, {clinic} में आपका स्वागत है। मैं {agent_name}। बताइए, अपॉइंटमेंट के लिए क्या मदद चाहिए?
- किस डॉक्टर से मिलना है, और कौन सा दिन आपके लिए ठीक रहेगा?
- {doctor} जी {date} को {time} बजे खाली हैं। क्या यह समय ठीक है?
- आपकी अपॉइंटमेंट बुक हो गई है। एक दिन पहले हम आपको याद दिला देंगे।
English
- Hello, welcome to {clinic}. I'm {agent_name} and I'll help you with your appointment.
- Which doctor would you like to see, and which day suits you?
- {doctor} is available on {date} at {time}. Does that work for you?
- Your appointment is booked. We'll remind you the day before.
Tamil
- வணக்கம், {clinic}-க்கு உங்களை வரவேற்கிறோம். நான் {agent_name}, உங்க அப்பாயின்ட்மென்ட்டுக்கு உதவி பண்றேன்.
- எந்த டாக்டரை பார்க்கணும், எந்த நாள் உங்களுக்கு வசதியா இருக்கும்?
- {doctor} {date} அன்னைக்கு {time}-க்கு ஃப்ரீயா இருக்காங்க. அந்த நேரம் உங்களுக்கு ஓகேவா?
- உங்க அப்பாயின்ட்மென்ட் புக் ஆயிடுச்சு. ஒரு நாள் முன்னாடி உங்களுக்கு ஞாபகப்படுத்துவோம்.
Telugu
- నమస్కారం, {clinic} కి స్వాగతం. నేను {agent_name}, మీ అపాయింట్మెంట్కి సహాయం చేస్తాను.
- మీరు ఏ డాక్టర్ని కలవాలనుకుంటున్నారు, ఏ రోజు మీకు వీలవుతుంది?
- {doctor} గారు {date} న {time} కి అందుబాటులో ఉన్నారు. ఆ టైమ్ మీకు ఓకేనా?
- మీ అపాయింట్మెంట్ బుక్ అయింది. ఒక రోజు ముందు మీకు గుర్తు చేస్తాము.
Bengali
- নমস্কার, {clinic}-এ আপনাকে স্বাগত। আমি {agent_name}, আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টের ব্যাপারে সাহায্য করব।
- আপনি কোন ডাক্তারকে দেখাতে চান, আর কোন দিনটা আপনার সুবিধা হবে?
- {doctor}-এর {date} তারিখে {time}-এ সময় আছে। এই সময়টা চলবে?
- আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক হয়ে গেছে। আগের দিন আমরা আপনাকে মনে করিয়ে দেব।
Marathi
- नमस्कार, {clinic} मध्ये तुमचं स्वागत आहे. मी {agent_name}, तुमच्या अपॉइंटमेंटसाठी मदत करेन.
- तुम्हाला कोणत्या डॉक्टरांना भेटायचं आहे, आणि कोणता दिवस तुम्हाला सोयीचा आहे?
- {doctor} {date} ला {time} वाजता उपलब्ध आहेत. ही वेळ चालेल का?
- तुमची अपॉइंटमेंट बुक झाली आहे. आम्ही तुम्हाला एक दिवस आधी आठवण करून देऊ.
Compliance
Rules to check before calling
- Collect only what the booking needs. Health details are sensitive personal data under the IT Act rules that apply until 13 May 2027; the DPDP Act, which takes over then, has no separate sensitive category but protects them as personal data. Read the rules
- Do not let the agent assess symptoms or handle an emergency; give the emergency number (112) and hand over to a person. Read the rules
Tips
Tips for this script
- Read back the date and time once, so a misheard slot is caught on the call.
Run this script as a voice agent on Sonex Labs at $0.055 per minute, in any of the languages above. For other languages, see the language list. More templates are in the call-script library.
Use this script in a voice agent
Paste the script into Sonex Flows and test the call yourself before the agent calls a customer.